中共运城市委办公厅运城市人民政府办公厅关于印发《运城市重大活动档案管理细则》的通知
来源:市委办公厅 发表时间:2017-12-08 11:00:17

 各县(市、区)委和人民政府,市委各部委,市直各部、委、局、办,各人民团体,运城开发区党工委和管委会:

现将《运城市重大活动档案管理细则》已经市委市政府同意,现印发给你们,请结合实际认真贯彻执行。

 

 中共运城市委办公厅

运城市人民政府办公厅

2017年12月 5  日

(此件公开发布)


运城市重大活动档案管理细则

 

第一条  为贯彻落实《山西省重大活动档案管理办法》(山西省人民政府令245号)精神,规范我市重大活动档案管理,确保重大活动档案的齐全、完整、规范、真实与安全,发挥重大活动档案在“走进新时代,建设大运城”中的作用,更好地为运城政治、经济、文化、社会、历史发展服务,结合我市实际,市委、市政府制定本细则。

第二条  本市重大活动档案的形成、归档、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作适用本细则;本细则适用于运城市委、市政府各议事机构、市级党政机关、社会团体、事业单位和其他组织。

第三条  本细则所称的重大活动,是指符合下列条件之一的活动:

(一)党和国家领导人及省部级领导在我市进行视察、考察、调研、参加重要会议和工作指导等公务活动;

(二)外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体在我市的考察、参观访问等重要外事活动;

(三)市外政要、组织及其负责人、市外友好团体和著名友好人士等在我市的参观访问活动;

(四)国家、省在我市召开的重要会议、举办的重大活动;

(五)运城市委、市人大、市政府、市政协主办的具有重大影响的国际性、地区性的会议、节庆、会展等大型活动;

(六)运城市委、市人大、市政府、市政协主要负责人出国出境访问、考察等外事公务活动;

(七)在我市具有重大影响的政治、经济、社会、科技、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等活动或者公益性活动;

(八)在我市产生重大影响或较大规模的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件等的应对处置活动;

(九)运城市标志性建筑、人防工程、民航机场、铁路、桥梁等重大基础设施建设项目投入运营活动;

(十)其它有关运城市改革、发展、稳定、民生等具有重大影响的活动。

第四条  本细则所称的重大活动档案,是指在本细则第三条所列重大活动过程中形成的具有保存利用价值,经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物以及其它形式的原始记录。主要包括:

(一)纸质文件材料,包含重大活动工作的请示(报告)、批复、活动内容、活动方案、日程安排、工作步骤、保障措施、工作报告、汇报材料、各种文件、领导人讲话、批示、指示、会议记录、会谈记录、工作总结、宣传报道、题词、典型材料、图表、施工图纸、出版物等;

(二)记录有重大活动内容的音像材料,包含录音、录像、照片底片、数码照片备份盘、计算机存储介质及文字说明等;

(三)有纪念意义的凭证性和标志性实物,包含标志、证书、证件、奖章、徽标等;市外政要、友人赠送的礼品、纪念品等;

(四)电子文件,包含文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件、数据文件等以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体,依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件;

(五)其它具有历史参考价值或应当保密保存的资料。

第五条  重大活动档案整理归档应当遵循的基本规范。重大活动所形成的文字、图表、音像、实物等不同载体的文件材料,主办承办单位应按不同的规范要求整理归档:

(一)纸质文件材料:按《山西省<归档文件整理规则>实施细则》的要求进行整理;

(二)电子文件:须符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)的要求;

(三)音像档案:录音、录像须刻录光盘归档;照片整理须符合《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002),数码照片应进行冲洗、刻录光盘,以纸质、数码双套归档;

(四)光盘:以单张光盘为单位进行编目整理;

(五)实物:以件为单位进行编目整理。

重大活动各载体档案整理完毕后,要编制重大活动档案归档说明。

第六条  市委、市政府对重大活动档案管理工作实行集中统一领导,建立常态化制度化工作机制,保障重大活动档案管理工作经费。

市委常委会议、市政府常务会议或专门协调会议,研究决策运城市重大活动事项时要同步部署安排重大活动档案管理工作,通知市档案部门负责同志参加会议;

市委、市政府主要领导或分管领导要对做好重大活动档案管理作出批示、指示或提出明确意见,责成主办、承办单位在市档案部门指导下做好重大活动档案管理工作;

市政府责成市财政部门保障主办单位重大活动档案管理所需工作经费,市档案部门重大活动档案管理所需专项经费列入财政预算;

对在收集、整理、保管、利用重大活动档案工作中做出突出贡献的单位和个人,由运城市人民政府给予表彰奖励,对重大活动档案捐赠者给予一定经济补偿;

市委、市政府每年至少专题研究一次重大活动档案管理工作,形成会议纪要,建立重大活动档案管理常态化制度化工作机制。

第七条  各主办单位对重大活动档案管理工作负主体责任。

(一)主办单位要将档案管理纳入重大活动管理范畴,成立专门的档案管理机构并邀请市档案部门参与监督指导工作,明确重大活动档案管理的责任部门和责任人,保障重大活动档案管理工作经费,做好重大活动过程中档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和移交各个环节的各项工作;

(二)主办单位要将市档案部门纳入重大活动档案管理机构,并在重大活动确定后10个工作日内书面告知;

(三)主办单位要建立重大活动档案形成责任制,明确由谁形成档案资料就由谁收集整理档案的连带责任制,确定档案工作责任部门和责任人,责成其利用现代化的技术、手段做好重大活动重要片段采集和全程记录工作,编制和实施各类文件材料归档范围和保管期限表;

(四)主办单位在制发重大活动实施方案、应急预案和项目计划任务书时,要明确重大活动档案管理机构的职责范围和目标任务,建立起档案管理三级网络体系:有主要领导统筹协调档案工作,有主管负责人安排部署档案工作,有专(兼)职档案人员具体承办档案收集整理、归档移交工作,保证重大活动档案的齐全完整;

(五)主办单位要对参与重大活动的工作人员进行档案专业培训,培训内容包括:强化档案意识、明确归档范围、熟练掌握基本档案业务知识、执行档案保密规定、档案职业道德操守,提高重大活动档案管理效率和质量;

(六)市委、市政府作为主办单位的,执行单位或承办单位履行重大活动档案管理主体责任。

第八条  重大活动承办、协办单位和涉及的相关行业单位或相关县(市、区)要加强重大活动档案的管理,成立专门机构或者指定专人负责重大活动中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、移交工作,统筹安排制订重大活动实施计划、重大活动档案收集方案,确保档案管理所需经费、设施、人员三到位,确保重大活动档案的收集齐全、整理规范、保管安全、原始原貌,并接受运城市档案局的业务指导和监督,向运城市档案馆移交重大活动形成的档案材料。

第九条  各重大活动承办单位要严格执行市档案部门关于完整归档整理制度的要求,做好各类档案资料归档整理工作,准确制定重大活动档案归档范围,未列入归档范围的文件材料,应当编制文件销毁清册,经单位主要负责人审批后方可销毁。

第十条  重大活动相关单位档案管理责任和移交档案时限。

(一)单位独立举办的重大活动,由本单位所有参与部门、工作人员负责将该项重大活动档案收集齐全、科学整理,另设专门类目,归入本单位档案全宗,要编制专题目录、概要,加强数字档案资源建设,开展档案信息化建设,发挥重大活动档案管理的现实效用,保管期满后按规定向运城市档案馆移交;

(二)两个以上单位不分主次、联合举办的重大活动,由相关单位分别负责将该项重大活动档案收集齐全、系统整理,活动结束后6个月内各自向运城市档案馆移交;

(三)两个以上单位分主次、共同举办的重大活动,由主办单位或指定的机构负责将所有参与单位、工作人员形成的该项重大活动档案收集齐全、统一整理,活动结束6个月内,由主办单位向运城市档案馆移交;

(四)临时机构举办的重大活动,直接负责重大活动文件材料的管理,活动结束1个月内向运城市档案馆移交,特殊情况需要延迟移交档案的,须经运城市档案局同意,并向运城市档案馆报送重大活动档案目录;

(五)协办单位应当在重大活动结束后10个工作日内,将列入重大活动文件材料归档范围的各种原始记录向主办单位移交;

(六)主办、协办单位以及涉及的地区、行业、单位可以保留重大活动档案的副本或复制件。

第十一条  运城市重大活动档案流向最终归属市档案馆。

(一)运城市重大活动档案属国家所有,任何单位和个人不得将重大活动档案据为己有或拒绝归档;各重大活动承办单位要严格控制重大活动档案归属与流向;

(二)运城广播电视台、运城日报等新闻媒体单位要积极配合重大活动承办单位,及时做好职责范围内重大活动宣传报道方面的各种载体(含照片、录音、录像)原始档案的收集、整理工作,并按规定向重大活动承办单位或运城市档案馆移交。

第十二条  集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,是国家档案的重要组成部分。

(一)档案所有者应当在市档案部门备案并妥善保管,重大活动结束后6个月内向运城市档案馆移交,未经运城市档案局批准,不得向运城市档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送,严禁倒卖牟利;禁止出卖、赠送给外国人;

(二)运城市档案局根据管理需要,对本条款所列的重大活动档案可以依法采取代为保管、收购等,确保重大活动档案完整和安全的措施;

(三)鼓励档案所有者向运城市档案馆捐赠、寄存、出售本条款所列重大活动档案。

第十三条  主办、承办单位要切实保障重大活动档案安全。

(一)建立健全档案安全制度,完善人力资源防护、物质保障防护、现代科技防护“三位一体”的安全保障体系,建立重大活动档案安全应急防范机制,加强档案实体和信息的安全防范管理;

(二)对重大活动中形成的涉密文件,要依法加强安全管理,未经解密,不得进行寄存托管、档案整理业务外包和数字化加工;

(三)对保管条件不具备可能导致档案不安全或者损毁的,可以提前向运城市档案馆移交。

第十四条  明确市档案局的工作职责。市档案局要建立健全重大活动档案管理工作机制,积极参加重大活动档案管理工作。

(一)依据重大活动的不同内容,加强与主办、承办、协办单位的联系,掌握重大活动的有关情况;

(二)接到主办单位邀请参加重大活动档案管理工作的通知后,应当及时委派专业人员提前介入,协助主办单位对参与重大活动的相关工作人员进行档案专业技能知识培训;

(三)协助主办单位制定重大活动档案管理工作方案,确定重大活动文件材料归档范围;

(四)督促检查指导主办、承办、协办单位做好重大活动档案收集、整理、移交工作;

(五)市档案部门直接参与的重大活动,可以采用录音、摄影、摄像等技术手段直接采集、记录重大活动。活动结束后5个工作日内将采集、记录的信息移交主办单位统一归档整理。

第十五条  明确市档案馆的工作职责。市档案馆要加强对重大活动档案的科学管理和有效利用。

(一)市档案馆要完善重大活动档案管理制度,改善保管条件,对移交进馆的重大活动档案应设立专门全宗,安排专人负责重大活动档案的收集、整理、鉴定等工作,建立重大活动档案资料目录,进行缩微处理和数字化加工等,实行异地异质备份,通过展览陈列、汇编史料等形式,依法向社会公开不涉密和非控制使用的重大活动档案,满足社会利用需求;

(二)各重大活动承办单位、市档案馆要加大重大活动档案利用开发力度,开展重大活动档案信息化建设,建立资源共享平台,利用现代技术手段和方式,用复制件或者数字副本代替原件,采取重大活动展览、史料汇编等多种形式,提供社会利用,满足社会利用重大活动档案的需求;

(三)县、(市、区)组织承办的有运城市委、市人大、市政府、市政协领导参加的在全市有重大影响的重大活动档案,各县(市、区)档案馆在接收进馆时,应同时向运城市档案馆报送重大活动档案目录;

(四)市档案馆要建立健全完善重大活动档案征集制度,建立重大活动档案资料征集工作网络,采用收购、征购、合作开展等方式征集重大活动档案;

(五)市档案馆提供利用的重大活动档案,应当提供复制件或者数字副本,附有市档案馆印章标记或者法定代表人签名的,具有与档案原件同等效力。

第十六条  及时做好重大活动档案的鉴定、划控、开放工作。

(一)运城市档案馆在重大活动档案接收整理、鉴定结束后,依据《中华人民共和国档案法》有关规定及时向社会开放;

(二)涉密的重大活动档案,按照国家有关规定执行;

(三)向运城市档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人,可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,运城市档案馆应当维护其合法权益;

(四)向运城市档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人,可以优先利用其移交、捐赠、寄存的档案资料。

第十七条  违反本细则规定,有下列行为之一,由市档案局责令限期改正,逾期未改正的给予通报批评,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员,由其所在部门、上级主管部门依法给予处分;造成档案损失的,由市档案局、有关主管部门责令赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)未按规定开展重大活动档案管理工作的;

(二)拒绝市档案局参与重大活动工作机构的;

(三)将属于重大活动归档范围的文件材料据为己有、拒绝移交、移交不完整、擅自销毁的;

(四)未按规定对涉密文件进行安全管理的;

(五)未按规定收集、整理、保管重大活动档案的;

(六)未对重大活动形成的各种门类、载体档案进行集中统一管理的;

(七)未按规定向运城市档案馆移交重大活动档案或者档案移交不完整的;

(八)未按规定报送重大活动档案目录的;

(九)未按规定对重大活动档案管理工作进行监督、指导的;

(十)拒绝接收重大活动档案的;

(十一)擅自将未经开放鉴定的重大活动档案复制、提供、公布的;

(十二)涂改、伪造、抽换、损毁、丢失重大活动档案的;

(十三)擅自将重大活动档案出卖、转让、交换、赠送给各级国家档案馆以外的组织和个人,或者私自携运、邮寄出国出境的;

(十四)违反重大活动档案管理的其他行为。

第十八条  档案工作人员在重大活动档案管理工作中滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守、失密泄密的,由其所在单位或者由市档案部门会同纪检、监察、组织、人社部门依法给予行政纪律处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第十九条  加大重大活动档案行政执法检查和问责力度。

市委、市政府每年适时组织开展一次重大活动档案执法检查,对违反《中华人民共和国档案法》《山西省档案管理条例》《山西省重大活动档案管理办法》的,依据监察部30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》给予相关责任单位领导、主管、责任人相应党纪政纪法纪处分,情节严重的依法追究刑事责任。

第二十条  本细则所称重大活动文件材料,是指重大活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

本细则所称重大活动主办单位,是指重大活动项目的召集、组织、策划者。

本细则所称重大活动执行单位或者承办单位,是指受重大活动主办单位委托具体执行或者承办重大活动项目的实施者。

本细则所称重大活动协办单位,是指重大活动项目某一方面工作的协作者或者合作者。

本细则所称临时机构,是指不在正式编制序列,存在时间短暂、没有设立档案工作机构或者配备档案工作人员的非常设机构。

第二十一条  市属国有企业、市级规模以上民营企业和市级重大建设项目单位参照本细则执行。

第二十二条  本市公民举办重大活动形成的档案,其管理可以参照本细则执行。

第二十三条  各县(市、区)参照本细则执行,并结合实际制定具体执行实施细则。

第二十四条  本细则自2017年12月10日起施行。

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